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Le « Software Asset Management » (SAM)

La Gestion des Actifs Logiciels

Le Software Asset Management ou SAM (ou encore « Gestion des Actifs Logiciels ») est devenu depuis quelques années un point important et critique que doit savoir maitriser et piloter toute entreprise.

Plusieurs facteurs concourent à cette exigence :

  • L’augmentation constante de l’utilisation de logiciels dans les entreprises.
  • L’évolution des Systèmes d’Information et leur complexité accrue, particulièrement lors d’opérations de fusions ou d’acquisitions.
  • La complexité des règles de gestion des contrats de licences et leur hétérogénéité entre les différents éditeurs.
  • L’évolution constante du mode de déclaration des licences (licencing) : on est passé d’un mode de licence par comptage du nombre d’utilisateurs (déclarés ou concurrents), avec une approche par serveur (lié à sa puissance), à des spécificités liées aux technologies et à l’augmentation de la virtualisation des serveurs (facturation au processeur, au core-processeur, au type de core, au modèle de processeur, …)… chaque année amenant sa ‘nouveauté’.
  • La mise en place de solutions externalisées de virtualisation et de Cloud Computing.
  • L’installation de logiciels par les utilisateurs ne disposant pas des licences nécessaires dans le contexte de l’entreprise.

LA GESTION DE LICENCES LOGICIELLES

La difficulté de comprendre les spécificités des droits d’utilisations a fait évoluer la gestion des licences logicielles vers un ensemble complexe de suivi des contrats, versions, modèles de licences, …

L’entreprise se trouve ainsi confrontée à une discipline qui se situe désormais à la croisée de compétences issues de ses différents services et métiers de l’organisation : Achats, Informatique et technique, Juridique, et Finance.

Les logiciels concernés sont pourtant, pour la plupart, vitaux pour l’entreprise. La perte de ces actifs logiciels pourrait conduire à l’arrêt ou des détériorations importantes des processus internes et des services proposés par l’entreprise à ses clients.

DES RISQUES CROISSANT D’AUDITS

Le BSA (Business Software Alliance) a mis en évidence que près de 37% des licences utilisées en France (en 2011) sont piratées, représentant un manque à gagner pour les éditeurs de logiciels de plus de 2 milliards d’euros.

Au regard du contexte économique de ces dernières années, les grands éditeurs de logiciels ont généralisé le recours à leur droit à l’audit des licences déployées. Conséquence logique, les contrôles s’intensifient chaque année.

LA NECESSITE D’UNE MISE EN CONFORMITE

Les coûts de mise en conformité peuvent être significatifs, mais, en parallèle, le nombre de poursuites engagées par le BSA ne cesse d’augmenter (+178% de contrôles pour +370% de pénalités versées, représentant 1,98 milliards d’euros pour la France en 2011).

La pression du BSA et des éditeurs, n’est pas la seule qui s’exerce. La loi Sarbanes Oxley (SOx), qui vise à prévenir les risques de non-conformité (légaux et financiers), amène à prendre en considération la gestion des accès et, en corollaire, des licences associées. Cette loi touche toutes les entreprises qui ont des filiales aux États-Unis ou encore les sociétés ayant des relations commerciales avec des entreprises américaines.

De nouvelle normes et des « bonnes pratiques » sont apparues (dont certaines avec la participation du BSA) afin de guider les entreprises vers la mise en conformité de leur parc logiciel (ISO/CEI 19770-1:2013, SOx (contrôles IT), ITIL…

Dans la mise en œuvre des meilleures pratiques d’ITIL la Gestion des Actifs Logiciels fait partie d’un processus global de la Gestion des Actifs de Service et des Configurations, et plus particulièrement du processus en charge du suivi et du reporting de l’utilisation et de la propriété des actifs logiciels tout au long de leur cycle de vie.

UNE PISTE DE REDUCTION DES COUTS

En temps de crise, réduire le coût de l’informatique est un leitmotiv, mais cette recherche de gains doit préserver l’équilibre de la fonction informatique, sa capacité à répondre aux enjeux business et à préparer le futur.

En moyenne, les dépenses de logiciels représentent près de 19% du budget des DSI (source Forrester Research), pourtant une proportion importante des licences ne serait pas utilisée.

Dans ces conditions, une gestion des actifs logiciels optimisée permettrait de générer de 8% à 20% d’économie (source Gartner).

LA GESTION DES ACTIFS LOGICIELS : A LA CONVERGENCE DE LA MAITRISE DES INVESTISSEMENTS, DE LA CONFORMITE ET DE LA RATIONALISATION DES INFRASTRUCTURES

La gestion des actifs logiciels est tirée par la part croissante du coût des actifs dans les budgets IT, la récurrence de ces coûts, et les approches orientées solutions et services. Nous l’avons vu, elle s’inscrit dans une double approche : la maîtrise des investissements et la conformité. Elle reste également indissociable de la gestion des infrastructures et de leur rationalisation (volumétrie, virtualisation, cloud computing, …).

Sans une gouvernance globale adressant la gestion opérationnelle du cycle de vie des actifs logiciels et intégrant les opportunités d’optimisation des infrastructures, la mise en place d’une démarche de Gestion des actifs logiciels reste incomplète et ne peut explorer tous ses gisements.

Une prochaine publication traitera de cette nécessaire synergie.

Auteur : Didier Dalmasso – Illustration © dizain – Fotolia.com